Náležitosti utajovaného dokumentu v listinné podobě

---

Náležitosti utajovaného dokumentu v listinné podobě (viz vzor č. 1) 

Na první stránce dokumentu musí být vyznačen:

• Stupeň utajení, který uvádíme v záhlaví a zápatí na každé stránce obsahující informace. Lze jej uvést i pro jednotlivé odstavce (uvádí se v závorce před text a za text příslušného odstavce, viz vzor č. 2).
• Název a sídlo Úřadu 
• Jednoznačný identifikátor eSSl (PID – není povinný z hlediska vyhlášky, ale v rámci Úřadu je povinnost jeho používání zakotvena ve Spisovém řádu).
• Číslo jednací ve tvaru č. j.: V123/2024-NÚKIB-I/100
• Místo a datum vzniku dokumentu.
• Číslo výtisku
• Počet listů (u utajovaných dokumentů je každý list bez ohledu na jeho formát považován za list).
• Počet a druh příloh odděleně utajovaných a neutajovaných. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů příloh. U příloh v nelistinné podobě se uvede jejich počet a druh (např. 1CD) a případně i jejich evidenční označení.

  Stupeň utajení dokumentu se stanovuje podle nejvyššího stupně utajení kterékoli jeho části (celkový stupeň utajení průvodního dokumentu je tedy stanoven podle nejvyššího stupně utajení přílohy i v případě, že průvodní list neobsahuje utajované informace).

  Na první stránce v pravé horní části přílohy se uvede „Příloha č. 1 k č. j. V123/2024-NUKIB-I/100“, u neutajované přílohy je to „Neutajovaná příloha č. 1 k č. j. V123/2024-NUKIB-I/100“, viz vzor č. 3, přičemž první strana obsahuje:  
• Název a sídlo Úřadu
• číslo výtisku a 
• počet listů

Pokud je vhodné využít přílohu samostatně, požádáme spisovnu o její odpojení. Spisovna při odpojení přidělí příloze nové číslo jednací a dále s ní tedy manipulujeme jako s novým samostatným dokumentem dle jeho stupně utajení. Toto je také jedna z funkcionalit eSSl, kde je přeevidování provedeno automaticky.

• Listy dokumentu i příloh musí být průběžné číslovány

  Přílohy se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a jednotlivých utajovaných příloh musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Po vyřízení a uzavření dokumentu je vhodné dokument i s přílohami pevně spojit. Následně se pak provádí pevné spojení všech dokumentů ve spisu při jeho uzavření před předáním do spisovny.

• Výtisk vlastního utajovaného dokumentu určený k uložení do spisu musí obsahovat záznam na dokumentu podle vzoru č. 1 (na druhé straně dole). V případě, že je dokument vyhotoven ve více než jednom výtisku, musí obsahovat i rozdělovník, který je uveden ve vzoru č. 1 (nad záznamem na dokumentu). Pokud je rozdělovník příliš obsáhlý, je možné jej vyhotovit samostatně na volné listy, viz vzor č. 4.

  Pokud je dokument doručený, záznam na dokumentu ani rozdělovník se na něm nevyhotovují. 

  Pokud je v eSSl uložen elektronický obraz utajovaného dokumentu (v podmínkách Úřadu jen do stupně utajení „D“), je možné vytisknout pouze výtisky určené k odeslání v listinné podobě. Jako výtisk „pro spis“ pak slouží uložený elektronický obraz a v eSSl jsou zaznamenána odeslání a další případné manipulace s dokumentem.

Náležitosti utajovaného dokumentu v nelistinné podobě

---

Dokumenty v nelistinné podobě (např. CD, DVD, USB, HDD) se odesílají vždy jako přílohy a musí být označeny štítkem, visačkou nebo jiným vhodným způsobem, s uvedením:

1. Název s Sídlo úřadu

2. Datum vzniku (zaevidování)

3. evidenčního nebo jednacího čísla a případně i jednoznačného identifikátoru (PID),

4. Stupeň utajení

5. označením „Příloha č. ... k č. j. ...“.

Utajované dokumenty v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním dokumentem, který musí mít stejný stupeň utajení jako nelistinný dokument a dříve zmíněné předepsané náležitosti utajovaného dokumentu. To vše tedy znamená, že nelze poslat např. utajované CD samostatně.