Jaká jsou pravidla pro používání identifikačních karet zaměstnance?

---

• Všichni zaměstnanci jsou povinni po celou dobu pohybu po objektech NÚKIB nosit viditelně umístěnou identifikační kartu, aby byla možná jejich identifikace.
• Vstupní oprávnění nastavené na identifikační kartě umožňují vstup pouze do oblastí, kde zaměstnanec vykonává svou pracovní činnost.
• Zaměstnanci nesmí půjčovat svou identifikační kartu ostatním zaměstnancům, a to ani pro obsluhu tiskáren.
• Je nutné dbát na to, aby neoprávněná osoba nevstoupila do objektu nebo zabezpečené oblasti, například přidržením dveří.
• Ztrátu nebo odcizení identifikační karty je zaměstnanec povinen bezodkladně oznámit na oddělení fyzické bezpečnosti.

Řešení situací s oddělením fyzické bezpečnosti

• Vydávání a evidence identifikačních karet
• Problémy s přístupovým systémem
• Změny přístupových oprávnění – příloha č. 6 směrnice S04/2023 Provozní řád budov
• Nalezení neznámé identifikační karty
• Poškození, ztráta nebo odcizení identifikační karty

Jaká jsou pravidla pro používání klíčů?

• Zaměstnanec používá pouze klíče, které jsou mu přiděleny.
• Klíče se ukládají v systému klíčového hospodářství Traka, který zabraňuje jejich zneužití a ztrátě.
• Klíče nesmí být vynášeny mimo objekt, při opouštění objektu musí zaměstnanec uložit klíče zpět do systému klíčového hospodářství Traka.
• Ztrátu nebo nález klíče je nutné bezodkladně oznámit na oddělení fyzické bezpečnosti. V případě ztráty klíče hradí zaměstnanec náklady spojené s výrobou klíče.
  
  Řešení situací s oddělením fyzické bezpečnosti
  -     Nalezení neznámého klíče
  -     Přidělení nebo odebrání klíčů
  -     Poškození, ztrátu nebo odcizení klíče
  -     Problémy s přístupem do systému klíčového hospodářství Traka

Jak je to s úschovnými objekty a skartovacími stroji?

• Úschovné objekty jsou určeny primárně k ukládání utajovaných informací.
• Přemísťování úschovných objektů bez projednání s oddělením fyzické bezpečnosti a schválení ředitelem odboru bezpečnosti je zakázáno.
• Zaměstnanci jsou povinni při opouštění pracoviště uložit utajované informace do úschovného objektu, úschovný objekt zamknout, uzavřít všechna okna, uzamknout a zastřežit kancelář na klávesnici poplachového zabezpečovacího a tísňového systému.
• Utajované informace je možné ničit pouze v objektu na certifikovaném skartovacím stroji, který je označen stejným nebo vyšším stupněm utajení, než je ničená utajovaná informace.

Řešení situací s oddělením fyzické bezpečnosti

• Výměna baterie u klávesnice úschovného objektu
• Určení typu při pořizování nového úschovného objektu k ukládání utajovaných informací
• Změna kódu nebo pinu u úschovného objektu
• Možnosti přemístění úschovných objektů

Jaká jsou pravidla pro vstup na pracovitě mimo provozní dobu?

• Standartní pracovní doba pro zaměstnance a provozní doba objektů NÚKIB je od pondělí do pátku mezi 6:00 a 20:00 hodin.
• Pokud zaměstnanec potřebuje pracovat mimo tyto hodiny, informuje o tom včas svého nadřízeného s využitím formuláře, který je přílohou č. 2 směrnice S04/2023 Provozního řádu budov a zašle ho 24 hodin předem na oddělení fyzické bezpečnosti.
• V nezbytném případě lze umožnit zaměstnanci mimořádný a krátkodobý vstup na pracoviště mimo provozní dobu objektu s předchozím ohlášením ostraze objektu.
• Zaměstnanci ve vedoucích pozicích jsou oprávněni ke vstupu na pracoviště bez omezení. Jsou však povinni oznámit svou přítomnost ostraze objektu.
• Po 20:00 hodině dochází k aktivaci systému technické ochrany a nenahlášený pohyb po objektu by způsobil poplach.
• Pokud potřebujete vyzvednout nebo vrátit služební vozidlo mimo provozní dobu a nepotřebujete se pohybovat po objektu, stačí kontaktovat ostrahu objektu.

Příklad z praxe?

Referent Ctibor potřeboval dokončit důležitý projekt a zůstal v kanceláři po 20:00 hodině. Jeho postup: 

1. Ctibor informoval ostrahu objektu o svém záměru pracovat mimo provozní dobu objektu. 

2. Ostraha s tím byla srozuměna, proto s aktivací systému technické ochrany vyčkala na Ctiborův odchod.

3. Po skončení své práce se Ctibor ujistil, že všechna okna zavřel a dveře zamkl.

4. Při odchodu z budovy Ctibor nahlásil ostraze svůj odchod. 

Tímto způsobem Ctibor nedodržel pravidla pro vstup do objektu, protože dle směrnice S04/2023 Provozního řádu měl dodat minimálně 24 hodin předem na OFB schválený formulář přílohu č. 2 Povolení vstupu mimo provozní dobu.

Jaká jsou pravidla vstupu a pohybu návštěv z hlediska fyzické bezpečnosti?

• Návštěvu v objektech NÚKIB musí navštívený zaměstnanec nebo jím pověřená osoba vždy oznámit minimálně 48 hodin předem viz. formulář pro oznámení návštěv.
• Navštívený zaměstnanec vždy předem poučí návštěvu o pravidlech vstupu a pohybu po objektech NÚKIB, zákazu vnášení nepovolených předmětů, o zákazu kouření, vnášení a užívání alkoholických nápojů a omamných látek.
• Každá návštěva podstupuje vstupní kontrolu. Výjimka se uděluje pouze při příchodu osob s diplomatickým pasem.
• Navštívený zaměstnanec rozhodne o tom, zda návštěva potřebuje k výkonu své činnosti záznamová zařízení, případně zda je povoleno tato zařízení vnášet. V případě, že zařízení návštěva nepotřebuje, tak jej ve vypnutém stavu umístí do bezpečnostní schránky, kterou si uzamkne a klíč si po dobu návštěvy ponechá u sebe. Po ukončení návštěvy si uložená zařízení vyzvedne a klíč ponechá v zámku bezpečnostní schránky.
• Zaměstnanec odpovídá za to, že se návštěva bude po objektu pohybovat pouze s doprovodem.
• Návštěvu si zaměstnanec přebírá u vstupu do objektu a po ukončení návštěvy v objektu, ji odvede zpět ke stanovišti ostrahy, kdy ostraha zajistí její odchod z objektu.
• V případě vzniku mimořádné události (např. požáru) zajistí evakuaci návštěvy z objektu.

Oznamování návštěv - ServiceDesk

Příklad z praxe?

Zaměstnankyně Greta si pozvala návštěvu do objektu NÚKIB na pracovní schůzku.
1. Greta 48 hodin s předstihem oznámila příchod návštěvy přes systém ServiceDesk.

2. Greta návštěvu zkontaktuje před jejím příchodem poučí ji o pravidlech vstupu.

3. Ostraha o příchodu návštěvy do objektu informuje odpovědnou osobu (Gretu) a provede u návštěvy detekční kontrolu osoby a vnášených předmětů. Návštěvu zaeviduje do systému návštěv a vydá ji návštěvní kartu. 

4. Greta si návštěvu od ostrahy převezme a po celou dobu pohybu po objektu ji doprovází.

5. Po ukončení schůzky Greta návštěvu vyprovodí zpět do vstupní haly a předá ji ostraze.

6. Ostraha návštěvě odebere návštěvní kartu, odepíše ji ze systému návštěv a umožní ji odchod z objektu.

Jaká jsou pravidla pro doručování soukromých zásilek?

• Pro doručování soukromých zásilek není zaměstnancům dovoleno využívat služeb podatelny, recepce NÚKIB či stanoviště ostrahy.
• Soukromé zásilky si zaměstnanci přebírají od kurýrů osobně vždy mimo objekt NÚKIB.
• Pokud jsou tyto zásilky následně vnášeny do objektu, musí projít kontrolou RTG, kterou provádí ostraha. Zaměstnanec při vstupu do objektu vždy požádá ostrahu o provedení kontroly zásilky RTG.

Pozn. Doručování zásilek představuje bezpečnostní riziko. Všechny zásilky musí vždy projít bezpečnostní kontrolou.

Příklad z praxe?

Edmund při objednání zboží na e-shopu uvedl jako doručovací adresu, adresu svého pracoviště. Postupoval Edmund v souladu s bezpečnostními pravidly?

Odpověď: Edmund nepostupoval správně, protože doručování soukromých zásilek na adresu svého pracoviště a využívání služeb podatelny, recepce NÚKIB či stanoviště ostrahy není zaměstnancům dovoleno. Doručování soukromých zásilek představuje bezpečnostní riziko.

Závěrečné otázky pro shrnutí školení

Mohu vynášet klíče mimo objekt? 

Odpověď: Ne, zaměstnanec je před odchodem z objektu povinen uložit přidělené klíče do systému klíčového hospodářství Traka, pokud je tímto systémem objekt vybaven. Případně do přidělené úschovné schránky.

Mohou se návštěvy po objektu pohybovat se záznamovým zařízením?

Odpověď: O pohybu návštěvy po objektu se záznamovým zařízením rozhoduje navštívený zaměstnanec.

Co udělám v případě, že ztratím přístupový prvek?

Odpověď: Pokud ztratím přístupový prvek, jsem povinen situaci bezodkladně oznámit na oddělení fyzické bezpečnosti. V případě ztráty identifikační karty je to obzvlášť nutné, a to z důvodu možného zneužití.