Ukládání utajovaných dokumentů, zapůjčování a změny stupně utajení (6/7)

V této kapitole zjistíte, jakým se manipuluje s utajovaným dokumentem po jeho vyřízení a jak provést změnu stupně utajení.

Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po jeho vyřízení

Zpracovatel je povinen utajované dokumenty zabezpečit v průběhu zpracovávání v souladu s platnou legislativou (viz vyhláška č. 528/2005 Sb., o fyzické bezpečnosti a certifikaci technických prostředků). Zpracovávání a ukládání musí probíhat v zabezpečené oblasti příslušné kategorie nebo vyšší.

Po vyřízení se každý utajovaný dokument vkládá do spisu a spis se předává centrální spisovně k uložení. Na utajovaný dokument a spis uvede zpracovatel při uzavírání spisový znak (viz příloha č. 1 Spisového řádu), skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. V eSSl je to povinná položka při formálním vyřízení dokumentu a uzavření spisu. U analogových dokumentů se tyto údaje vyplňují v „záznamu na dokumentu“, viz vzor č. 1, druhá strana dole.

Analogové utajované dokumenty uložené ve spisu se vzájemně fyzicky spojí a ukládají se chronologicky (vzestupně nebo sestupně). Na spisu s uloženými utajovanými dokumenty se viditelně vyznačí nejvyšší stupeň utajení utajovaných dokumentů v něm uložených.

V rámci Úřadu to znamená, že pokud má spis analogové části (analogový nebo hybridní spis), musí se po jeho uzavření v eSSl vytisknout obsah a spisová obálka a se seřazenými analogovými dokumenty celý spis předá zpracovatel oproti podpisu v manipulační knize příslušné spisovně (centrální spisovna, Registr UI nebo Spisovna Krypto). Pokud je spis elektronický, vygeneruje zpracovatel spisovou obálku a zašle ji ve vnitřní síti (VIS) na e-mailovou adresu spisovna@dnukib.cz.

Zapůjčování utajovaného dokumentu nebo spisu

Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci Úřadu zapůjčit na dobu nezbytně nutnou.

Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení „T“ nebo „PT“ lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem ředitele Úřadu nebo bezpečnostního ředitele Úřadu nebo jimi písemně pověřeného zaměstnance. Písemný souhlas se ukládá u zápůjční knihy.

Utajovaný dokument stupně utajení „D“ lze zapůjčit pouze se souhlasem vedoucího zaměstnance organizačního celku Úřadu, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

K zapůjčení uloženého utajovaného dokumentu stupně utajení „V“ nepotřebuje zaměstnanec souhlas, pokud byl jeho zpracovatelem, v ostatních případech potřebuje souhlas vedoucího zaměstnance organizačního celku Úřadu, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu nebo spisu se zaznamenává v zápůjční knize nebo v eSSl. Vypůjčené utajované dokumenty nebo spisy se v měsíci lednu každého kalendářního roku vrací k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

Změna nebo zrušení stupně utajení

Utajovaný dokument se při změně nebo zrušení stupně utajení musí přeevidovat do jednacího protokolu podle nového stupně utajení. Utajovaný dokument musí být přeevidován ve všech administrativních pomůckách, kde byl zapsán, včetně manipulační knihy. O změně nebo zrušení stupně utajení odeslaného dokumentu musí zpracovatel také informovat všechny adresáty.

Z uvedeného vyplývá, že musíte v případě potřeby požádat o součinnost spisovnu, která zabezpečí vše potřebné. U utajovaných dokumentů v elektronické podobě je možnost změny nebo zrušení stupně utajení jednou z funkcí eSSl, takže přeevidování proběhne automaticky.