Předávání utajovaného dokumentu

---

Utajovaný dokument se předává oproti potvrzení podpisem v administrativních pomůckách.

Utajovaný dokument v rámci Úřadu se předává prostřednictvím eSSl nebo oproti potvrzení podpisem v jednacím protokolu, v doručovací nebo zápůjční knize (spisovna) nebo v přidělené manipulační knize (referenti).

Předávání utajovaného dokumentu mimo Úřad se uskutečňuje prostřednictvím doručovací knihy. Při osobním předání utajovaného dokumentu je možné si nechat potvrdit jeho převzetí na výtisku určeném k uložení (podpis adresáta v rozdělovníku).

Při předávání utajovaného dokumentu vyžadujte u podpisu také zaznamenání jména a příjmení a data předání. U externích adresátů je vhodné také označení úředním razítkem přebírajícího subjektu, případně podrobnější identifikace přebírajícího, např. číslo občanského průkazu, nebo osvědčení fyzické osoby (OFO) pro příslušný stupeň utajení. Vždy musíte mít jistotu, že přebírající je držitelem příslušného OFO a je poučen (musí být schopen předložit poučení). V případě, že přebírajícím není podatelna externího subjektu, ale konkrétní referent nebo jiná fyzická osoba, měli byste také mít jistotu, že tato osoba má důvod k seznamování se s předávaným typem utajovaných informací („need to know“).

Příprava zásilky k přepravě (odeslání)

---

Utajovaný dokument se vkládá do dvou obálek tak, že na vnitřní obálce se v levé horní části uvede odesílatel, celé číslo jednací utajovaného dokumentu, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní název a úplná adresa adresáta. Do vnitřní obálky se vkládá stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou po přijetí adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli.

Obálka se zajistí tak, že se všechny spoje obálky po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka Úřadu a podpisy osoby, která provedla zajištění obálky. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky se otisky razítka a podpisy touto páskou přelepí. Obálka s utajovaným dokumentem zasílaná kurýrní službou se označí nápisem "KURÝREM".

Na vnější obálce se v případě přepravy utajovaného dokumentu držitelem poštovní licence uvede odesílatel, číslo jednací utajovaného dokumentu bez uvedení zkratky stupně utajení a název a úplná adresa adresáta. Vnější obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné.

V případě přepravy utajovaného dokumentu kurýrní službou je vnější obálkou vždy přenosná schránka. Přenosnou schránkou může být jakýkoliv druh aktovky, kufříku, kufru, přenosné bezpečnostní schránky nebo kurýrního vaku, který je při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu zajištěn proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním, plombováním a opatřen na vhodném místě nápisem: "V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!".

Přeprava zásilky

---

Přepravou zásilky se myslí její dopravení mimo objekt Úřadu za účelem jejího doručení externímu adresátovi.

Držitelem poštovní licence lze přepravovat zásilky do stupně utajení „D“ (zajišťuje vždy spisovna).

V případě přepravy zásilky kurýrní službou se kurýr, který bude přepravovat zásilku s utajovaným dokumentem stupně utajení „D“, „T“ nebo „PT“, prokáže platným osvědčením fyzické osoby pro příslušný stupeň utajení. Zaměstnanci Úřadu určení jako kurýři mají bezpečnostním ředitelem vydán „Kurýrní list“.

Zásilku stupně utajení „T“ nebo „PT“ přepravuje vždy kurýr v doprovodu nejméně jedné další osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

Přenášení utajovaného dokumentu nebo spisu

---

Přenášením utajovaného dokumentu se myslí jeho dopravení mimo objekt úřadu, jehož účelem není doručení. Například na jednání, kde se budou vypořádávat připomínky k dokumentu.

Utajovaný dokument nebo spis lze přenášet v obálce nebo pevném obalu. Na obálce nebo pevném obalu se uvede název úřadu a vyznačí se stupeň utajení. 

Utajovaný dokument nebo spis se přenáší zabalený obdobně jako při přepravě kurýrem. Jen na obálce nebo pevném obalu se neuvádí číslo jednací a místo adresáta se uvede název Úřadu a vyznačí se stupeň utajení.

Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení „D“ lze přenášet pouze se souhlasem bezpečnostního ředitele Úřadu, nebo jím pověřené osoby. Vhodné je mít souhlas potvrzený například mailem.

Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení „T“ nebo „PT“ lze přenášet pouze s písemným souhlasem bezpečnostního ředitele Úřadu, nebo jím písemně pověřeného zaměstnance. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe; stává se součástí utajovaného dokumentu nebo spisu a nezapočítává se do počtu listů.

Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení „T“ nebo „PT“ musí přenášející osoba přenášet v doprovodu dalšího zaměstnance.