Vyhotovení utajovaných dokumentů

---

Vyhotovuje-li se v eSSl utajovaný dokument předkládaný řediteli Úřadu ke schválení, zpravidla se k němu zpracovává „Informace pro ředitele Úřadu“, která je přílohou vyhotoveného utajovaného dokumentu, a pokud neobsahuje utajované informace, jde o neutajovaný dokument. 

Schvalování dokumentu v eSSl probíhá schvalovacím procesem, kde se mohou jednotliví schvalovatelé vyjádřit, případně vrátit dokument zpracovateli k přepracování. 

Obsahuje-li dokument utajované informace stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné, vyhotovuje se v analogové podobě. „Informace pro ředitele Úřadu“ pak může být zpracována ve formě analogového dokumentu, kde se podpisové doložky jednotlivých schvalovatelů uvádějí na první straně a vlastnoruční podpisy se doplňují datem podpisu; respektive může být vložena jako elektronická příloha utajovaného dokumentu v eSSl a odeslána v rámci schvalovacího procesu dokumentu.

Přílohy k utajovanému dokumentu se označují pořadovým číslem chronologicky za sebou, bez ohledu na stupně utajení. Listy jednotlivých příloh se číslují samostatně vždy od čísla 1.

Utajovaný dokument se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje utajovaný dokument, je povinen neprodleně zničit vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených konceptů utajovaných dokumentů tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly.

Zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace

---

Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání autentizovány a označeny příslušným stupněm utajení, nebo do certifikovaného informačního systému.

Poznámkové sešity nebo knihy pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, se ukládají obdobně jako utajovaný dokument stejného stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce.

Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede u našeho úřadu centrální spisovna na Mučednické a na Olšanské (případně také spisovna „Krypto“ na Olšanské), kde si můžete o jejich vydání požádat.

Opis, kopie, překlad a výpis

---

Kopií nebo opisem se rozumí zhotovení určitého počtu druhopisů z originálu dokumentu. Kopie a opis se musí obsahově shodovat s originálem. Výpisem se rozumí vyhotovení písemného záznamu z originálu dokumentu. Překladem se rozumí vyhotovení dalšího dokumentu z originálu dokumentu v jiném jazyce. Každá kopie, opis, výpis nebo překlad utajovaného dokumentu musí být evidovány.

K vyhotovení opisu, kopie, výpisu nebo překladu z utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné je třeba písemný souhlas původce, v případě vlastního utajovaného dokumentu dává takový souhlas bezpečnostní ředitel Úřadu nebo jím písemně pověřený zaměstnanec.

K vyhotovení opisu, kopie, výpisu nebo překladu z utajovaného dokumentu stupně utajení Tajné nebo Důvěrné je třeba písemný souhlas přímo nadřízeného vedoucího zaměstnance.

K vyhotovení kopie, opisu, výpisu nebo překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené nepotřebuje zaměstnanec souhlas, pokud byl jeho zpracovatelem, v ostatních případech potřebuje souhlas přímo nadřízeného vedoucího zaměstnance. 

Je-li utajovaný dokument v digitální podobě, vyžádá si zpracovatel souhlas, který oprávněný vedoucí zaměstnanec zaznamená formou poznámky u dokumentu. Po jeho získání vytvoří zpracovatel kopii, opis, výpis nebo překlad, kterému eSSl přidělí nové číslo jednací. Výpis může být také proveden do autentizovaného poznámkového sešitu označeného příslušným stupněm utajení, potom se v poznámce u dokumentu v eSSl uvede evidenční číslo poznámkového sešitu. 

Analogový dokument nebo pořízená analogová kopie, opis, výpis nebo překlad z digitálního dokumentu musí mít všechny náležitosti jako utajovaný dokument. Navíc se kopie nebo opis vpravo nahoře nad textem označí slovem „KOPIE“ nebo slovem „OPIS“. U překladu nebo výpisu se nad textem uvede slovo „PŘEKLAD“ nebo slovo „VÝPIS“. Vlevo pod textem opisu, kopie nebo překladu ten, kdo ho vyhotovil, uvede ověřovací doložku slovy „Za správnost:“, a dále uvede jméno, příjmení a připojí vlastnoruční podpis a datum vyhotovení.

Při pořízení kopie, opisu nebo výpisu z dokumentu v analogové podobě se na originál vyznačí souhlas oprávněného vedoucího zaměstnance, datum vyhotovení, počet pořízených kopií, opisů nebo výpisů a jméno, příjmení a podpis osoby, která je pořídila a zároveň o tom centrální spisovna učiní poznámku do evidence dokumentů. Na originál se také uvede záznam s číslem jednacím každé vytvořené kopie, opisu nebo výpisu.