Příjem zásilky nebo dokumentu

---

Podatelnou

Zásilku s utajovaným dokumentem nebo samostatný utajovaný dokument adresovaný Úřadu přijímá zaměstnanec zařazený na podatelně, který má přístup k utajované informaci nejméně takového stupně utajení, který je vyznačen na utajovaném dokumentu. Převzetí následně doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka Úřadu.  

Zaměstnancem

Utajovanou zásilku nebo utajovaný dokument, který převezme zaměstnanec Úřadu na úředním jednání nebo například při kontrole, si musí zaměstnanec zapsat do své manipulační knihy a neprodleně jej předat oproti podpisu k zaevidování na spisovnu.

Zaměstnanec, který převzal utajovaný dokument zodpovídá za to, že dokument má všechny náležitosti a je úplný. Pokud si nejste jisti, že je vše v pořádku, dokument nepřebírejte, nechte jej do Úřadu zaslat cestou spisové služby.

Evidence

---

Každý příchozí utajovaný dokument musí být prokazatelně zaevidován. Zásilku s utajovaným dokumentem zaeviduje pracoviště spisové služby. Tzn., že dokumentu je přiděleno číslo jednací a pokud je evidován v eSSl, je označen jednoznačným identifikátorem (PID).

Ten, kdo utajovaný dokument v analogové podobě převzal nebo ho vytváří, jej zaznamená do své manipulační knihy. Záznam provede neprodleně po obdržení utajovaného dokumentu nebo hned po vytištění vlastního analogového utajovaného dokumentu. Manipulace s dokumenty v elektronické podobě je zaznamenávána v eSSl automaticky.

Osoba, která se s analogovým utajovaným dokumentem pouze seznamuje (nepřebírá jej) si dokument do manipulační knihy nezapisuje, ale u dokumentů stupně utajení „D“, „T“, „PT“ musí seznámení potvrdit na kontrolní list. A to při každém seznámení (nejen napoprvé).