Slovníček pojmů, stupně utajení a administrativní pomůcky (1/7)

V této kapitole najdete základní seznam pojmů a pomůcek, se kterými se můžete v rámci administrativní bezpečnosti setkat.

Utajovaná informace

je informace v jakékoliv podobě zaznamenaná na jakémkoliv nosiči:

  • označená v souladu s platnými právními předpisy,
  • jejž vyzrazení a zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné,
  • je uvedená v seznamu utajovaných informací.

Utajovaný dokument

může být v analogové nebo elektronické podobě:

  • Dokument v analogové podobě je dokument v listinné podobě, nebo v nelistinné podobě, na přenosném nosiči informací např. CD, DVD, flashdisk. Utajovaný dokument v nelistinné podobě lze ukládat pouze na nosič informací evidovaný v příslušném stupni utajení. Ukládat analogové utajované dokumenty a nosiče lze pouze v certifikovaných schránkách nebo objektech.
  • Dokument v elektronické podobě je dokument, který byl zpracován a uložen v digitálním tvaru, a který nebyl převeden do analogové podoby. Zpracování, ukládání a odesílání utajovaných dokumentů v elektronické podobě je možné pouze v informačních a komunikačních systémech certifikovaných pro daný stupeň utajení.

Další pojmy

Spis

vzniká spojením dokumentů týkajících se téže věci. V rámci platné legislativy se každý elektronický dokument vkládá do spisu (spis tedy může obsahovat i jediný dokument). Spis může být analogový, elektronický, ale i hybridní. Hybridní spis vznikne, když například na požadavek odeslaný v elektronické podobě odpoví adresát v listinné, tedy analogové formě.

Zásilka

je dokument, případně několik dokumentů, vybavených k přepravě, přepravovaných nebo doručených na místo kurýrem nebo externím dodavatelem poštovních (kurýrních) služeb.

Přenášení

je přemisťování dokumentu referentem mimo objekt Úřadu, přičemž účelem není doručení, ale pouze využití dokumentu na místě jednání a návrat s ním zpět na pracoviště.

Přeprava

je dopravení utajovaného dokumentu nebo zásilky mimo objekt Úřadu za účelem doručení a předání externímu subjektu – např. vládě. Přeprava je prováděna vlastními silami (interním kurýrem).

Stupně utajení

Utajovaná informace se klasifikuje stupněm utajení:

  • vyhrazené – („V“) , jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může být nevýhodné pro zájmy České republiky
  • důvěrné – („D“), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit prostou újmu zájmům České republiky
  • tajné – („T“), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit vážnou újmu zájmům České republiky
  • přísně tajné – („PT“),jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit mimořádně vážnou újmu zájmům České republiky

Stupeň utajení navrhuje zpracovatel, zodpovědný je vedoucí zaměstnanec. Řídí se nařízením vlády č. 522/2005 Sb., přičemž nesprávné stanovení stupně utajení je přestupkem podle zákona č. 412/2005 Sb.

Administrativní pomůcky

Slouží k evidenci a zaznamenávání manipulace s utajovanými dokumenty. Většinu lze vést analogově i elektronicky. Pokud jsou vedeny elektronicky, musí obsahovat stejné položky jako v analogové verzi.

Jednací protokol

je určen pro evidování utajovaných dokumentů. Spisovny Úřadu vedou jednací protokoly zpravidla v elektronické podobě v eSSl. Z pořadového čísla záznamu z jednacího protokolu je sestaveno číslo jednací dokumentu. Každý doručený nebo vlastní dokument je evidován jedinečným číslem jednacím.

Manipulační kniha

je určená pro zaznamenávání vytvářených nebo převzatých analogových utajovaných dokumentů a jejich předávání v rámci Úřadu. Je to nejdůležitější administrativní pomůcka každého zpracovatele utajovaných dokumentů. Slouží především pro přehled o dokumentech, které uživatel vyřizuje a následně jako důkaz, že je v pořádku vrátil nebo předal do spisovny nebo kolegovi.

Doručovací kniha

je určená pro zaznamenávání předání analogových dokumentů v rámci i mimo Úřad a využívá ji zpravidla spisovna.

Zápůjční kniha

je určena pro zaznamenávání zápůjček utajovaných dokumentů uložených ve spisovně a vede ji tedy každá spisovna. V eSSl je to jedna z funkcionalit systému.

Kontrolní list

utajovaného dokumentu je určen pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu seznámily. Kontrolní list se vyhotovuje pouze pro analogové utajované dokumenty stupně utajení „D“, „T“ a „PT“. Vytváří jej při evidenci dokumentu spisovna (při podání dokumentu) nebo zpracovatel (při vytváření vlastního dokumentu). Kontrolní list není součástí utajovaného dokumentu nebo spisu (nezapočítává se do počtu listů), ale ukládá se ve spisovně společně s utajovaným dokumentem.