Spisový a skartační plán

Spisový a skartační plán je publikován jako příloha č. 1 Spisového řádu. Obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky; stanovuje dobu, po kterou je nutné dokumenty od jejich vyřízení uchovat (skartační lhůta), a stanoví, jak se s nimi po uplynutí této lhůty naloží (skartační znak).

Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu danou jeho obsahem, jeho politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým a informačním významem nebo jeho původem (dáno významem, postavením a funkcí původce), a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Existuje několik druhů skartačních znaků:

skartačním znakem „A” (archiv) se označí dokumenty trvalé hodnoty, které se do skartačního řízení zařazují s návrhem k vybrání za archiválii a uložení v příslušném archivu;
skartačním znakem „S” (stoupa) se označí dokumenty bez trvalé hodnoty, které se do skartačního řízení zařazují s návrhem na zničení.

U starších dokumentů a spisů, uzavřených podle Spisového řádu z roku 2017 je možné se setkat se skartačním znakem „V“, který znamená výběr. Označovaly se jím dokumenty, u nichž nebylo v době jejich uzavření možné odhadnout jejich hodnotu pro budoucnost. Takové dokumenty se před skartací předávají k posouzení jejich zpracovateli nebo jeho nástupcům k rozhodnutí o jejich dalším osudu.

Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem, které označuje dobu (počet let), po kterou je nutné mít dokument po jeho vyřízení k dispozici. Lhůta se nastavuje podle platné legislativy, např. personální spisy ji mají dle zákona nastavenou na 45 let, ale pro nedůležité informace je možné nastavit klidně jen 1 rok. Skartační lhůta je definována spolu se skartačním znakem pro jednotlivé věcné skupiny.

Například:

Spisový znak 13.02.02 znamená:

věcná skupina 13 – Smlouvy a dohody

obsahuje podskupinu 13.02 – Smlouvy a dohody ekonomické povahy

a ta obsahuje podskupinu 13.02.02 – kupní smlouvy, která má skartační znak a lhůtu S/10. To znamená, že kupní smlouvy budou po uzavření spisu uloženy 10 let na spisovně pro případné nahlížení a v následujícím roce po uplynutí této lhůty budou „vhozeny do stoupy“, takže zničeny. Pokud by zde byl skartační znak A, byly by takovéto dokumenty další rok po uplynutí lhůty předány do archivu.

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynula skartační lhůta a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost Úřadu. Úřad odpovídá za řádné provedení skartačního řízení a je povinen umožnit příslušnému archivu dohled nad prováděným skartačním řízením. Bez provedeného skartačního řízení nelze žádný dokument zničit. Skartační řízení se řídí skartačním řádem, který je součástí Spisového řádu (část čtvrtá).

Archiv NÚKIB podle zákona o archivnictví dohlíží na výkon spisové služby u Úřadu a dále odpovídá za výběr archiválií ve skartačním řízení, vede jejich evidenci a pečuje o ně, vyhledává a zpřístupňuje archiválie atd.

NÚKIB má podle zákona č. 499/2004 akreditovány dva archivy.

Specializovaný archiv, který archivuje dokumenty, které vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem byly vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování. A dále bezpečnostní archiv, který archivuje dokumenty výše uvedeného charakteru, u nichž ještě nenastaly důvody ke zrušení stupně utajení.

Slovníček pojmů

Spisový znak je číselný kód věcné skupiny, podle kterého lze odvodit související problematiky, které jsou uloženy ve spisu. Přestože u každého dokumentu lze nastavit samostatný spisový znak, do jednoho spisu můžeme ukládat jen dokumenty se stejným spisovým znakem. Je tedy vhodné spisový znak přidělit spisu hned po jeho vytvoření, přičemž každý vložený dokument si spisový znak následně automaticky převezme.

Věcná skupina a podskupina je název problematiky uvedené ve Spisovém a skartačním plánu (příloha č. 1 Spisového řádu) pro niž vznikají v rámci Úřadu spisy. K tvorbě Spisového a skartačního plánu se vyjadřují všechny organizační celky tak, aby měly k dispozici relevantní věcné skupiny a podskupiny pro problematiky, které v rámci své působnosti řeší. Výjimečně, pro nedůležité dokumenty mimo vlastní působnost, mohou organizační celky použít věcnou skupinu „Ostatní“.

Skartační znak uvádí hodnotu dokumentu, zda bude po vyřazení ze spisovny (v době kdy již není potřebný pro činnost Úřadu) zničen nebo předán k trvalému uložení do archivu.

Skartační lhůta je doba (v letech), po kterou dokument Úřad potřebuje mít ještě k dispozici a po kterou je tedy dokument po uzavření uložen ve spisovně.