Zvláštní manipulace s utajovanými dokumenty

Příjem utajovaného dokumentu

Zásilku s utajovaným dokumentem adresovanou Úřadu přijímá zaměstnanec zařazený na příslušné podatelně, který má přístup k utajované informaci nejméně takového stupně utajení, který je vyznačen na utajovaném dokumentu; Zásilku s utajovaným dokumentem podatelna zaeviduje, nebo předá k zaevidování podle věcné příslušnosti spisovému uzlu, který vede samostatnou evidenci utajovaných dokumentů.

Zaměstnanec, který převezme zásilku s utajovaným dokumentem určenou Úřadu jiným způsobem, než podle předchozího odstavce je povinen ji zapsat do své manipulační knihy a neprodleně předat oproti podpisu v manipulační knize k zaevidování podatelně nebo podle věcné příslušnosti spisovému uzlu, který vede samostatnou evidenci utajovaných dokumentů.

Je to obdobné jako u neutajovaných dokumentů. Každý dokument musí projít podatelnou, která zabezpečí jeho řádné označení, evidenci a doplní předepsaná metadata. Pokud dokument převezme referent v rámci nějakého jednání, je povinen si jej navíc okamžitě po příchodu na pracoviště zapsat do manipulační knihy, aby měl důkaz, že dokument předal na podatelnu. V případě kontroly, by kontrolní orgány zjistily, že dokument u původce převzal oproti podpisu tento konkrétní referent a pak je na něm, aby prokázal, co s dokumentem provedl. K tomu mu pak pomůže zápis v manipulační knize.

Evidence utajovaného dokumentu

Utajovaný dokument se eviduje v NÚKIB zpravidla v elektronické spisové službě. Elektronická spisová služba (eSSl) pro práci s utajovanými dokumenty je místěna v rámci vnitřní sítě (VIS) a jedná se o obdobný systém (GINIS) jako v externí (neutajované) síti doplněný o funkcionality pro práci s utajovanými dokumenty.

Jednací protokoly pro utajované dokumenty vede:

centrální spisovna (pracoviště Mučednická a Olšanská),
registr utajovaných informací (dokumenty cizí moci, např. NATO, EU apod. je umístěn v rámci spisovny Praha – Olšanská)
spisovna krypto (OBIT – Olšanská).

Stanovení stupně utajení a jeho vyznačení

Stanovení stupně utajení navrhuje zpracovatel, který vytváří utajovaný dokument. Za stanovení stupně utajení odpovídá vedoucí zaměstnanec, který utajovaný dokument schvaluje. Stupeň utajení se vyznačuje podle § 8 vyhlášky č. 275/2022 Sb., o administrativní bezpečnosti. Stupeň utajení lze vyznačit i u jednotlivých odstavců utajovaného dokumentu podle stupně utajení v nich obsažených utajovaných informací.

Výchozím dokumentem pro stanovení stupně utajení vytvářeného utajovaného dokumentu je nařízení vlády č. 522/2005 Sb., kterým se stanoví seznam utajovaných informací. Pro NÚKIB jsou závazné přílohy č. 1 (obecná část) a 19 (působnost NÚKIB).

Při využití šablon utajovaných dokumentů vložených do eSSl v rámci vnitřní sítě (VIS) má uživatel jistotu, že všechny náležitosti utajovaného dokumentu a jeho označení bude mít v pořádku.

Změna nebo zrušení stupně utajení

Při změně nebo zrušení stupně utajení se postupuje podle §9 vyhlášky č. 275/2022 Sb., o administrativní bezpečnosti.

Změnu nebo zrušení stupně utajení provádějte vždy ve spolupráci s pracovníky spisovny.

Kopie, opis a výpis

Kopií nebo opisem se rozumí zhotovení určitého počtu druhopisů z originálu dokumentu. Kopie a opis se musí obsahově shodovat s originálem. Výpisem se rozumí vyhotovení písemného záznamu z originálu dokumentu. Překladem se rozumí vyhotovení dalšího dokumentu z originálu dokumentu v jiném jazyce. Každá kopie, opis, výpis nebo překlad utajovaného dokumentu musí být evidován.

K vyhotovení kopie, opisu, výpisu nebo překladu z utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné je třeba písemný souhlas původce a v případě vlastního utajovaného dokumentu, dává takový souhlas bezpečnostní ředitel Úřadu nebo jím písemně pověřený zaměstnanec.

K vyhotovení kopie, opisu, výpisu nebo překladu z utajovaného dokumentu stupně utajení Tajné nebo Důvěrné je třeba písemný souhlas přímo nadřízeného vedoucího zaměstnance.

K pořízení kopie, opisu, výpisu nebo překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené nepotřebuje zaměstnanec souhlas, pokud byl jeho zpracovatelem, v ostatních případech potřebuje souhlas přímo nadřízeného vedoucího zaměstnance.

Předávání utajovaného dokumentu

Utajovaný dokument se předává prostřednictvím eSSl nebo z podatelny či spisovny oproti potvrzení podpisem v jednacím protokolu, doručovací knize, zápůjční knize nebo mezi referenty v přidělené manipulační knize. Předávání utajovaného dokumentu mimo Úřad se uskutečňuje prostřednictvím doručovací knihy. Při osobním předání utajovaného dokumentu je možné potvrdit jeho převzetí na výtisku určeném k uložení. Odesílání digitálních utajovaných dokumentů mimo Úřad může také provést výpravna s využitím certifikovaných komunikačních systémů (Cronos, Vega apod.).

Každé předání a odeslání utajovaného dokumentu musí být někde zaznamenáno. Záznam o předání vždy musí obsahovat jméno, příjmení, datum a podpis přebírajícího. Odeslání dokumentu potvrzují doručenky a v případě odeslání utajovaného dokumentu v analogové formě i stvrzenky. Oproti neutajovaným dokumentům se zaznamenávají i počty předávaných nebo odesílaných listů a příloh. Každý referent, který zpracovává nebo předpokládá zpracovávání analogových utajovaných dokumentů si musí na spisovně požádat o vydání manipulační knihy, která mu pak slouží k zaznamenávání pohybu analogových utajovaných dokumentů v jeho vlastnictví.

Přenášení utajovaného dokumentu

Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné a Tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem bezpečnostního ředitele Úřadu nebo jím písemně pověřeného zaměstnance. Tento souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe a stává se součástí utajovaného dokumentu.

Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze přenášet se souhlasem bezpečnostního ředitele Úřadu nebo jím písemně pověřeného zaměstnance.

Přenášení znamená, že dokument nikam nedoručuji, pouze si jej beru s sebou na jednání a následně jej opět uložím ve své úložně. I přenášení je podle uvedených pravidel pro dva nejvyšší stupně utajení nutné zaznamenávat nebo pro stupeň Důvěrné alespoň ústně požádat o souhlas (ideálně mailem).

Ukládání utajovaných dokumentů

V průběhu vyřizování je zpracovatel povinen zabezpečit analogové utajované dokumenty a ukládat je v zabezpečené oblasti příslušné kategorie nebo vyšší a v ní v trezoru nebo uzamykatelné skříni nebo jiné schránce v souladu s § 24 zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací. Digitální dokumenty může zpracovávat a ukládat výhradně v informačním systému certifikovaném pro daný stupeň utajení.

Každému zpracovateli utajovaných dokumentů musí jeho nadřízení zajistit adekvátní prostory pro zpracování a ukládání zpracovávaných dokumentů v souladu s platnou legislativou. Zpracovávání utajovaných informací v digitální podobě se provádí obvykle ve vnitřní síti (VIS). Ta je ale certifikována pouze pro stupeň utajení „V“ a „D“. Pro případné digitální zpracování utajovaných informací stupně „T“ a „PT“ se informujte o aktuálních možnostech u nadřízených, případně u Odboru bezpečnosti.

Vyřízení a uzavírání utajovaných dokumentů se provádí obdobně jako u neutajovaných dokumentů. Dokumenty musí být vloženy do spisu, který je po vyřízení a uzavření předán do spisovny. Elektronická spisová služba (eSSl) ve VIS poskytuje stejné možnosti, přičemž oznámení spisovně o uzavřeném digitálním spisu zasílá zpracovatel s vygenerovanou spisovou obálkou v rámci elektronické pošty ve VIS na adresu spisovna@dnukib.cz (v rámci vnitřní sítě – oddělené od internetu – je využívána virtuální doména dnukib.cz). Analogové a hybridní spisy předává zpracovatel pevně spojené s dokumenty seřazenými podle vytištěného obsahu spisu a vytištěnou spisovou obálkou osobně oproti podpisu v manipulační knize.

Centrální spisovna pak ukládá utajované dokumenty ve vlastních zabezpečených oblastech po dobu běhu skartační lhůty, s výjimkou utajovaných spisů, které se ukládají ve specializovaných spisovnách.

Registr utajovaných informací jako jedna ze specializovaných spisoven působí v rámci centrální spisovny na Olšanské a spisovna krypto působí také na Olšanské v rámci Odboru bezpečnosti informačních a komunikačních technologií (OBIT).

Zapůjčování utajovaných dokumentů

Uložený utajovaný dokument lze zaměstnanci zapůjčit v systému eSSl nebo záznamem do zápůjční knihy na dobu nezbytně nutnou, pokud prokáže důvodnost zápůjčky („need to know“ – prokazuje se schválením nadřízenými podle pravidel v následujících odstavcích). Zapůjčování dokumentů poskytovaných v rámci mezinárodního styku se uskutečňuje na základě seznamu osob, kterým lze umožnit přístup k utajovaným informacím cizí moci. Zapůjčený utajovaný dokument předkládá zaměstnanec, který jej má v zápůjčce, do konce ledna následujícího kalendářního roku příslušné spisovně ke kontrole jeho fyzického stavu a úplnosti.

Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné nebo Tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem ředitele Úřadu, bezpečnostního ředitele nebo jimi písemně pověřeného zaměstnance.

Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem vedoucího zaměstnance organizačního celku, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

K zapůjčení uloženého utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené nepotřebuje zaměstnanec souhlas, pokud byl jeho zpracovatelem, jinak s písemným souhlasem vedoucího zaměstnance organizačního celku, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

Slovníček pojmů

Předávání utajovaného dokumentu znamená jeho předání jinému zaměstnanci ke zpracování nebo po zpracování jeho odeslání adresátovi. Referent předává vlastnictví dokumentu nebo některého jeho konkrétního výtisku jinému subjektu, ať už internímu nebo externímu. Předávána může být také část dokumentu, např. odpojením přílohy. Taková příloha pak musí být zaevidována jako nový dokument, nebo vložena jako příloha k jinému evidovanému dokumentu.

Přenášení utajovaného dokumentu znamená, že dokument zůstává ve vlastnictví referenta, který jej pouze přenáší např. za účelem jednání nebo konzultace. Dokument není nikomu doručován.