Manipulace s dokumenty
Manipulace s dokumenty
V této kapitole se dozvíte o dělení dokumentů, příjmu dokumentů, jejich označování a evidenci
Obecné dělení dokumentů
Dokumenty rozdělujeme na:
- doručené a
- vlastní, které dále dělíme na:
- zasílané ve vnitřním styku
(např. žádost o součinnost s jiným pracovištěm Úřadu),
- zasílané ve vnějším styku
(např. předání informace o zjištěných kybernetických incidentech),
- nezasílané
(např. záznam z jednání založený do spisu a předaný zúčastněným na vědomí)
Příjem dokumentu
Doručený dokument přijímá podatelna. Zaměstnanec, který převezme dokument adresovaný Úřadu jiným způsobem než prostřednictvím podatelny, je povinen jej podatelně neprodleně předat k zajištění podání.
To znamená, že pokud na jednání dostanete od kolegů z jiného úřadu dokument, který se týká projednávané problematiky, okamžitě po návratu na pracoviště jej předejte k zaevidování podatelně. Ta vám jej pak v eSSl přidělí ke zpracování.
Je to stejné, jako když dokument dostanete do ruky na jednání. V tomto případě jej ze svého mailu přepošlete podatelně, která se postará o proces podání a dokument vám přidělí ke zpracování.
Příjem dokumentů formou datových zpráv z informačního systému datových schránek (ISDS) zabezpečuje podatelna. Soukromou poštu není možné si nechat zasílat na adresu Úřadu.
Označování a evidence dokumentu
Každý dokument musí být řádně označen a evidován. Označení dokumentu se provádí prostřednictvím elektronické spisové služby (eSSl), která dokumentu přidělí jednoznačný identifikátor (PID) a zaznamená datum doručení a další metadata. V analogové podobě se navíc zaznamenává i počet listů dokumentu, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, v nelistinné podobě jejich počet a druh (např. 1xDVD).
Označení dokumentu a zaznamenání jeho povinných metadat provádí podatelna. Má k tomu zvláštní modul GINIS.
Evidencí dokumentu se rozumí přidělení čísla jednacího. Jako dokumenty se neevidují pozvánky, reklamní informace, časopisy, prospekty, brožury, knihy, sbírky právních předpisů, koncepty vzniklé při přípravě dokumentů a jiné dokumenty neúředního charakteru, pokud nebyly při doručení opatřeny číslem jednacím nebo pokud vedoucí zaměstnanec nestanoví, že se evidují.
Evidenci neutajovaného dokumentu provádí zaměstnanec, který dokument dostal přidělen ke zpracování. Číslo jednací je generováno systémem automaticky eSSl z jednotné číselné řady dané pro celý Úřad, vždy za kalendářní rok.
Dokumenty týkající se stejné věci se vkládají prostřednictvím eSSl do spisu, který je označen spisovou značkou. Každý dokument musí být vložen do spisu, takže pokud máte samostatný dokument, který nesouvisí s žádným jiným, vytvořte pro něj samostatný nový spis.
Pozor na vytváření společných spisů (za oddělení/odbor), nemá-li to skutečný význam. Na první pohled to vypadá prakticky – při vytváření dokumentu ho rychle zařadíte do již existujícího spisu jiného zaměstnance (například Smlouvy a dohody oddělení za rok 2023), ale uzavření takového spisu je pro jeho vlastníka komplikované. Zatímco některé dokumenty by již mohly být předány spisovně, jiné dokumenty jejich vlastník stále potřebuje mít u sebe nebo jsou dokonce stále otevřené. Spis tedy není možné uzavřít, a dokumenty se z něj nakonec zpravidla musí složitě přemisťovat do jiného spisu.
Slovníček pojmů
eSSl je elektronický systém spisové služby, tedy informační systém, který komplexně řeší životní cyklus dokumentů od jejich evidence až po skartaci, a je základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě.
Označení dokumentu znamená přidělení jednoznačného identifikátoru, přičemž jednoznačný identifikátor (PID) je v eSSl alfanumerický kód, včetně jeho zobrazení v podobě čárového kódu, který je neoddělitelně spojen s dokumentem.
Například NUKIX00012AB +
(jedná se o PID převedený do čárového kódu za použití fontu CKGINISSmall).
Evidence dokumentu znamená přidělení čísla jednacího dokumentu, přičemž číslo jednací je číslo tvořené pořadovým číslem z příslušné evidence dokumentu, lomítkem, rok, ve kterém je evidence dokumentu vedena, spojovník, zkratka názvu Úřadu ve tvaru „NÚKIB“, spojovník, písmeno „E“ (externí systém = evidence neutajovaných dokumentů), lomítko, číselné nebo písemné označení organizačního celku. Například 323/2024-NÚKIB-E/100.
Spisová značka je evidenční označení spisu, které je tvořeno z číselného označení organizačního celku, pomlčkou, pořadovým číslem, lomítkem a rokem vzniku spisu. Z uvedeného vyplývá, že nelze vést společný spis mezi odbory. Například 110-1234/2024 pro Kabinet ředitele.
Přidělování dokumentů a práce s nimi
Příslušný vedoucí zaměstnanec přiděluje dokument k vyřízení zpracovateli nebo přidělí dokument vedoucímu zaměstnanci nižšího stupně řízení, který dokument vyřídí nebo přidělí zpracovateli. Zpracovateli lze případně stanovit způsob a lhůtu k vyřízení. Zpracovatel odpovídá za správné a včasné vyřízení dokumentu. Dokument zpracovatel vyřizuje průběžně bez zbytečného průtahu ve lhůtě co nejkratší, zpravidla do 30 dnů od jeho převzetí k vyřízení, nestanoví-li lhůtu k vyřízení dokumentu jiný právní předpis.
Podatelna zpravidla předává přijaté dokumenty cestou sekretariátu řediteli Úřadu, který rozhodne, které pracoviště bude dokument zpracovávat. Následně se dokument přes vedoucí zaměstnance dostane až ke kompetentnímu referentovi, který je odpovědný za jeho zpracování/vyřízení. Vyřízení dokumentu znamená např. vypracování a odeslání odpovědi, nebo také jeho vzetí na vědomí a založení do spisu. Záleží na pokynu nadřízeného.
Převzetí dokumentu v analogové podobě se stvrzuje uvedením data a podpisem v doručovací knize (převzetí ze spisovny) nebo v manipulační knize (převzetí od jiného referenta) nebo v rozdělovníku k dokumentu; převzetí dokumentu v digitální podobě je zaznamenáno automaticky v eSSl v metadatech dokumentu.
Přebírání neutajovaných dokumentů není vyhláškou upraveno, takže je na každém, jak k tomu přistoupí. Při přebírání jakéhokoli analogového dokumentu z podatelny/spisovny budete muset převzetí podepsat, ale jako důkaz jeho dalšího pohybu stačí záznam v eSSl. U utajovaných dokumentů probíhá jakékoli předání analogových dokumentů nebo i jejich částí jednoznačně oproti podpisu.
Vyhotovení vlastního dokumentu
Vlastní dokument se vytváří generováním ze šablon dokumentů v eSSl, případně z vlastních šablon, které z oficiálních šablon vycházejí. Podle charakteru obsahuje zejména tyto náležitosti:
- Jednoznačný identifikátor dokumentu (PID),
- název a adresa Úřadu (ve vnitřním styku bez adresy),
- název organizačního celku (odbor/oddělení, podle potřeby),
- titul, jméno, příjmení a funkci (jen u osobních dopisů nebo je-li potřeba),
- číslo jednací,
- místo a datum vytvoření,
- počet listů u dokumentů (pouze v analogové podobě),
- přílohy u dokumentů a jejich počty (pouze v analogové podobě),
- označení adresáta (název a adresa, případně další potřebné identifikační údaje),
- heslovité označení obsahu dokumentu (věc),
- odkaz na předchozí související dokument (pouze u odpovědi),
- oslovení (pouze u osobních dopisů),
- vlastní text,
- poděkování nebo pozdrav (pouze u osobních dopisů),
- podpisovou doložku (vzory jsou v příloze č. 6 Spisového řádu).
Vzorové typy dokumentů (šablony) najdete v eSSl (Generovat/Tisk – Šablony (Word,..), případně na WIKI. U dokumentů zasílaných v mezinárodním styku se náležitosti dokumentu použijí přiměřeně.
Používejte vždy schválené šablony z uvedených zdrojů. Není v silách spisové služby udržovat aktuální šablony uložené mimo uvedené lokality. Pokud si připravíte vlastní šablony s obsahem, který pravidelně zpracováváte, je vaší odpovědností, že povinné náležitosti budou shodné se schválenými šablonami. V případě jejich změny si musíte své šablony upravit sami.
Šablony dokumentů zasílaných do zahraniční je možné si upravit podle zvyklostí druhé strany (cizí moci), záleží na dohodě zpracovatele se schvalovateli.
Podepisování dokumentů
Stanoví-li zákon nebo jiný právní předpis, že rozhodování o určité věci je svěřeno pouze do pravomoci určitého zaměstnance, nemůže tento zaměstnanec pověřit k podpisu dokumentů, týkajících se této věci, jiného zaměstnance.
Pokud je podle zákona nebo jiného právního předpisu rozhodování o určité věci svěřeno do působnosti Úřadu, podepisuje dokumenty v této věci vedoucí zaměstnanec organizačního celku, do jehož působnosti věc podle Organizačního řádu NÚKIB nebo podle dalších interních aktů řízení náleží. V odůvodněných případech mohou vedoucí zaměstnanci písemně pověřit ve své působnosti podepisováním dokumentů určené zaměstnance, kteří příslušnou agendu vyřizují.
Slovníček pojmů
Podpisová doložka obsahuje titul, jméno a příjmení zaměstnance, který je oprávněn dokument schválit, jeho funkci, případně další údaje potřebné pro identifikaci organizačního celku podle vzorů způsobů podpisů uvedených v příloze č. 6 Spisového řádu. V případě elektronického podpisu je vizualizace elektronického podpisu vložena systémem eSSl na zvolené místo nebo automaticky do pravého dolního rohu dokumentu.
Odesílání dokumentů
Dokumenty se odesílají prostřednictvím informačního systému datových schránek, pokud ji má adresát zpřístupněnou, a to i v případě, že adresát Úřadu doručil dokument v analogové podobě, jestliže z povahy dokumentu nevyplývá jiný způsob odeslání. Pokud adresát datovou schránku zpřístupněnu nemá, odesílá se dokument v analogové podobě.
Úřední dokument, dopis nebo odpověď na podání tedy nemohou být odeslány běžným mailem, kde není možné získat potvrzení o doručení.
Pro odesílání utajovaných dokumentů disponuje Úřad ještě certifikovanými komunikačními systémy, které jsou specializované pro konkrétní typy utajovaných dokumentů. Jedná se např. o systémy Cronos, Vega apod.
Dokumenty v analogové podobě a zásilky se předávají k vypravení a přepravě výpravně Úřadu. Dokumenty se zasílají v zalepené obálce nebo obalu. Na obálce nebo obalu zásilky zasílané prostřednictvím držitele poštovní licence se v levém horním rohu uvede číslo jednací a adresa Úřadu. V pravém dolním rohu se uvede úplná adresa příjemce.
Výpravna pro odeslání analogových dokumentů využívá služeb České pošty, respektive pro zásilky v rámci Prahy a Brna kurýrní službu Úřadu.
Jako odesílatel se u zásilky používají poštovní adresy Úřadu:
Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
Mučednická 1125/31
616 00 Brno
nebo
Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
Olšanská 38/9
130 00 Praha 3
s výjimkou zásilky, která se odesílá kurýrní službou, kde stačí uvést pouze název Úřadu.
Je možné používat i čísla příslušných P.O. boxů:
P. O. Box č. 17 616 00 Brno 16
nebo
P. O. Box č. 160 130 00 Praha 3.
Vložení dokumentu do spisu, formální vyřízení a uzavření dokumentu
Zpracovatel, který s dokumentem pracoval nebo jej vytvořil, vyřídil nebo odeslal jej podle pokynů nadřízeného, jej vždy musí vložit do spisu. Pokud na problematiku, které se dokument týkal, ještě spis nemá, musí si jej založit. Po vložení do spisu je nutné ještě formálně ukončit práci s dokumentem a provést jeho vyřízení a uzavření v systému eSSl.
Zpracovatel může vyřídit doručený i vlastní dokument dále uvedenými způsoby. Znamená to, že k doručenému dokumentu zpracoval a odeslal odpověď nebo na něj reagoval jiným způsobem a vložil jej do spisu. Vlastní vytvořený dokument pak je zpravidla schvalován a vedoucím zaměstnancem i podepsán, následně odeslán, případně jinak zpracován (zveřejněn nebo založen apod.) a vložen do spisu.
Způsoby vyřízení dokumentu zadávané v eSSl při jeho vyřizování a uzavírání podle Spisového řádu:
- Dokumentem se vyřizuje dokument doručený tak, že se k němu vyhotoví vlastní dokument. Dokumentem je vyřizován i vlastní dokument, který se odesílá. Dokumentem se vyřizuje také dokument ztracený, poškozený nebo zničený. Doručený dokument je s odpovědním dokumentem v rámci eSSl zpravidla provázán; v případě analogových dokumentů se zpravidla uvádí křížový odkaz. Pokud tedy například vytvářím dokument, který jsem odeslal externímu subjektu, vyřízení označím „dokumentem“. ,
- Postoupením se vyřizuje dokument, který byl předán k vyřízení jinému adresátovi, ale zpracovatel si dokument ponechal pro vlastní potřebu ve svém spisu, případně zpracovatel dokument odeslal externímu subjektu. To znamená, že v průběhu zpracování bylo zjištěno, že jiné pracoviště Úřadu, případně jiný externí subjekt má ke zpracování dokumentu vyšší kompetence. Jedná-li se o dokument, jehož vyřízení není v mé kompetenci a odeslal jsem jej (ať už vnitřním nebo vnějším stykem).
- Vzetím na vědomí se vyřizuje dokument, který nevyžaduje odpověď ani záznam na dokumentu, nebo vlastní dokument, který se neodesílá. Dokument se pouze vloží do spisu. Na dokument v analogové podobě se neuvádí žádný záznam. Jedná se například o záznam z jednání, který zaslal externí subjekt, s nímž jsem jednal a já k němu nemám žádné připomínky.
- Záznamem na dokumentu se vyřizuje dokument, který nevyžaduje písemnou odpověď a lze jej vyřídit jiným vhodným způsobem, např. osobním jednáním nebo telefonicky. V eSSl se uvede záznam, jak byl dokument vyřízen v záložce „Uživatelská poznámka“. U dokumentu v analogové podobě se záznam o způsobu a formě vyřízení provede přímo na dokument. Jedná se například o žádost o předání informací, které jsem předal v rámci osobního jednání.
- Převedením do jiné evidence se vyřizuje dokument převedený do jiné evidence nebo do jiného informačního systému; např. do utajované eSSl ve VIS. Například pokud dostanu neutajovaný dokument, který se týká problematiky, na niž vedu celý spis v utajované eSSl ve VIS. Potom mohu požádat spisovnu o převedení dokumentu do jiné evidence.
Slovníček pojmů
Doručovací knihou se rozumí pomůcka pro zaznamenávání předání dokumentu nebo zásilky. Vzor je uveden v příloze č. 5 Spisového řádu.
Manipulační knihou se rozumí pomůcka zaměstnance pro zaznamenávání pohybu dokumentu v rámci Úřadu, zejména utajovaného. Vzor je uveden v příloze č. 8 Spisového řádu.
Spis se vyřizuje a uzavírá ve chvíli, kdy referent ukončí konkrétní činnost, pro kterou byl spis veden, případně na konci kalendářního roku. Není vhodné spisy vést „do nekonečna“, neprobíhá pak jedna ze základních funkcí spisové služby, a to je vyřazování dokumentů ze spisovny, tedy skartace. Uzavřením spisu se pak spouští skartační lhůta, o níž bude zmínka později.
Jsou samozřejmě výjimky, kdy je třeba vést spis ke konkrétní věci delší dobu, např. smlouvy mohou být v neuzavřeném spisu po dobu jejich účinnosti nebo certifikační spisy se vedou po dobu platnosti certifikátu. Je tak dobré provést si koncem roku „inventuru“ vlastních spisů a u těch, kde je to možné, provést jejich vyřízení a uzavření.
Vyřízení a uzavření spisu
Před vyřízením uzavřením spisu v digitální podobě zkontroluje zpracovatel formáty dokumentů uložených ve spisu. Spis by měl obsahovat pouze předepsané výstupní datové formáty. Výstupní datové formáty jsou shodné s technickými parametry přijímaných zpráv elektronické podatelny a jsou uvedeny v příloze č. 3 Spisového řádu. V případě neshody konzultuje zpracovatel stav s pracovníky spisovny. Následně zpracovatel vygeneruje obálku spisu a zašle ji mailem na adresu spisovna@nukib.gov.cz. To je pokyn pro spisovnu, že může uzavřený spis převzít a uložit.
Před vyřízením uzavřením spisu v analogové nebo hybridní podobě je zpracovatel odpovědný za kompletaci dokumentů včetně jejich příloh vložených do spisu. Dokumenty v analogové podobě uložené ve spise zpracovatel seřadí podle vytištěného obsahu spisu a pevně spojí. Zpracovatel vytiskne také obálku spisu a celý spis předá na spisovnu. U hybridního spisu zpracovatel provede také kontrolu formátů dokumentů podle předchozího odstavce. Pokud je vše v pořádku, zajistí spisovna po přijetí analogové části spisu i převzetí digitální části spisu.
Pravidla pro uzavírání spisů platí pro většinu zpracovatelů. Pokud byste se stali zpracovateli dokumentů krypto, utajovaných dokumentů cizí moci nebo ekonomických, právních a personálních dokumentů, budete zvlášť poučeni o manipulaci s takovými dokumenty a jejich ukládání na specializovaných spisovnách.
Ukládání dokumentů
Vyřízené a uzavřené spisy se ukládají ve spisovnách. NÚKIB má zřízeny tyto spisovny:
a) centrální spisovna a
b) specializované spisovny
- personální spisovna (v kompetenci OPE v objektu Brno – Cejl),
- spisovna ekonomické-právní (v kompetenci OPE v objektu Brno – Cejl),
- spisovna krypto (v kompetenci OBIT v objektu Praha – Olšanská) a
- registr utajovaných informací (v kompetenci OSAS v objektu Praha – Olšanská).
Zapůjčování dokumentů a spisů
Spis uložený ve spisovně je možné zaměstnanci zapůjčit, pokud byl jeho zpracovatelem, v ostatních případech jej lze zapůjčit po souhlasu vedoucího zaměstnance nejméně 2. stupně řízení nebo vedoucího samostatného oddělení organizačního celku, ve kterém spis vznikl, a to pouze jako celek. Spis se zapůjčuje v eSSl a v případě, že obsahuje analogovou část, je tato část nebo celý spis zapůjčen oproti podpisu v zápůjční knize.
Zaměstnanec, který si spis půjčuje, za něj po dobu zápůjčky odpovídá. V zapůjčeném spisu nesmí být nic měněno, do něj vkládáno, nic z něj vybíráno a nesmí být poškozen. Zapůjčený spis předkládá ten, kdo si jej půjčil do konce ledna následujícího kalendářního roku příslušné spisovně ke kontrole jeho fyzického stavu a úplnosti.
Zapůjčení spisu probíhá na základě požadavku referenta v eSSl, kde spisovna referentovi spis zpřístupní. Referent musí spisovně předat identifikační údaje spisu, aby jej mohla spisovna spolehlivě vyhledat. Ideální je PID nebo číslo jednací. Pokud jej referent nezná, měl by se snažit předat co nejvíce dalších údajů, především musí znát věc, které se spis týká a období, kdy byl spis aktivní, případně spisový znak.Ztráta, poškození, zničení dokumentu
Ztrátu, nevratné poškození nebo zničení dokumentu neprodleně ohlásí zpracovatel nadřízenému vedoucímu zaměstnanci. O ztrátě dokumentu neprodleně sepíše zaměstnanec, který ztrátu zjistil, záznam. Zaměstnanec záznam zaeviduje jako dokument vlastní a předá nadřízenému vedoucímu zaměstnanci.
Záznam o ztrátě dokumentu musí obsahovat:
- číslo jednací ztraceného dokumentu,
- datum zjištění ztráty dokumentu,
- přesný popis okolnosti zjišťujících ztrátu dokumentu,
- jméno, příjmení a podpis osoby, která ztrátu dokumentu zjistila.