Jak již bylo řečeno, Spisový řád NÚKIB upravuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty, utajovanými dokumenty a skartační řízení. Úřad vykonává spisovou službu v elektronické podobě a u některých druhů utajovaných dokumentů částečně i v listinné podobě. Spisový řád je upraven směrnicí S09/2024.

Spisový řád je tedy interním návodem, jak nakládat s jednotlivými dokumenty, ať už vlastními nebo doručenými. Ačkoliv Spisový řád neobsahuje podrobné kroky práce s elektronickým systémem spisové služby, díky jeho znalosti lépe pochopíte, co například znamená „vzetí dokumentu na vědomí“ nebo jeho „založení do spisu“. A je konkrétnější a jednodušeji napsaný než zákon a jeho vyhlášky.

Slovníček pojmů

---

GINIS je modulární informační systém, v jehož rámci je v modulu USU (univerzální spisový uzel) a dalších obslužných modulů spisovny veden elektronický systém spisové služby (eSSl). Ten kompletně řeší životní cyklus dokumentů od jejich evidence až po jejich zničení nebo předání do archivu. Návody na řešení většiny běžných problémů a situací v modulu USU jsou ZDE na WIKI a případně ZDE na R:\.

Centrální spisovna má 3 součásti, kterými jsou podatelna, spisovna a výpravna. Centrální spisovna řeší jednotlivé životní cykly dokumentů. Fyzicky jsou to dvě vzájemně zastupitelná pracoviště umístěná v Brně na Mučednické a v Praze na Olšanské. Jedná se o pracoviště oddělení spisové a archivní služby.

Podatelna provádí prvotní příjem a označení dokumentů, jejich doplnění potřebnými metadaty a cestou příslušných sekretariátů předání dokumentů zpracovatelům.

Spisovna ukládá a pečuje o uložené dokumenty, provádí jejich vyhledávání a zapůjčování a následnou skartaci.

Výpravna provádí odesílání dokumentů a evidenci zásilek.

Dokument analogový je dokument v listinné podobě nebo dokument v nelistinné podobě, kterým se rozumí nosič informací např. disketa, CD, DVD, USB disk apod.

Dokument digitální je dokument, který byl zpracován a uložen v informačním systému, a který nebyl převeden do analogové podoby.

Spis je spojení dokumentů týkajících se téže věci a v téže věci vyřizovaných; v eSSl musí být každý dokument vložen do spisu. Spis může být podle formy vložených dokumentů buď digitální (obsahuje pouze digitální/elektronické dokumenty) nebo analogový (obsahuje listinné dokumenty, případně fyzické předměty vložené jako přílohy, např. DVD) nebo hybridní (obsahuje digitální i analogové dokumenty).