Organizační informace

Zjistíte více o záměru tohoto kurzu a možnostech jeho absolvování.

Slovo úvodem

Online kurz, do kterého vstupujete, je určený všem zaměstnancům NÚKIB. Každý zaměstnanec je povinen řídit se při práci s dokumenty Spisovým řádem a prostřednictvím tohoto kurzu se seznámíte s výtahem toho nejdůležitějšího z něj. Spisový řád upravuje základní pravidla pro manipulaci s neutajovanými i utajovanými dokumenty a skartační řízení. Obecně tedy jde o spisovou službu u NÚKIB, která je vedena elektronicky v rámci systému GINIS, a to jak pro analogové dokumenty, tak samozřejmě i pro ty elektronické. To je jedna z komplikací, která spisovou službu dělá složitější, než by mohla být. Bohužel se právě nacházíme v přechodném období, kdy se navzdory probíhající digitalizaci státní správy stále objevují analogové (listinné i nelistinné) dokumenty a pravidla pro jejich zpracování a evidenci se mísí s pravidly pro dokumenty digitální. Snažme se tedy jít příkladem i ostatním úřadům, omezit používání analogových dokumentů, jak jen to půjde, a snad se dočkáme plné digitalizace a s ní spojeného zjednodušení praktického vedení spisové služby. Díky výše uvedenému a také kvůli častému nepochopení základních principů mívá Spisová služba negativní konotaci. Dříve než se pustíte do kurzu, odpovězme si tedy tři nejčastější dotazy, které v souvislosti se spisovou službou zaznívají.

Proč musí NÚKIB řešit spisovou službu?

Jedním z důvodů je pochopitelně zákon, konkrétně zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí předpisy. Ten stanovuje NÚKIB jako takzvaného veřejnoprávního původce. Tedy organizaci, která má ze zákona povinnost vykonávat spisovou službu. Za porušení tohoto zákona hrozí pochopitelně sankce. Současně NÚKIB zpracovává utajované informace, takže je povinen se řídit také zákonem č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcími předpisy.

Vedení spisové služby má však také společenský význam. NÚKIB vytváří řadu významných dokumentů a smluv, vede správní řízení v oblasti kybernetické bezpečnosti včetně ochrany utajovaných informací v oblasti informačních a komunikačních systémů a kryptografické ochrany apod. Spisová služba pečuje o všechny dokumenty a informace v nich obsažené, aby nedošlo k jejich znehodnocení nebo ztrátě. Chrání tak své zaměstnance a dobré jméno organizace.

Proč taková byrokracie?

Evidence dokumentů (jejich vytváření, další manipulace, vyřizování a uzavírání) si samozřejmě žádá čas, a mnohdy nemalou energii. Jakmile je ale jednou dokument v systému, je již prakticky nemožné jej ztratit, je snadno dohledatelná jeho historie, způsob vyřízení, navazující dokumenty, a následně lze jednoduše provést jeho skartaci, tedy vyřazení ze systému a zničení, případně archivaci. Ztráty dokumentů ve fyzické podobě nejsou ničím neobvyklým, a postupným zbavením se takovýchto dokumentů jejich digitalizací, se nám časem podaří celý proces ještě více zjednodušit a zpřehlednit.

Proč to řeším já jako zaměstnanec, když máme spisovnu?

Spisová služba je nástrojem procesů s dokumenty pro celou organizaci. Slouží především zaměstnancům, kteří podle nastavených pravidel mohou vytvářet vlastní dokumenty nebo pracovat s dokumenty doručenými. Proto je pro efektivní využívání tohoto nástroje nutné, aby se Spisovým řádem byl seznámen a s elektronickou spisovou službou v systému GINIS uměl pracovat každý zaměstnanec. Spisovna má v práci s dokumenty trochu jinou pozici. Zatímco pro běžného zaměstnance uzavřením dokumentu práce končí, spisovna, která byla na počátku odpovědná za podání, evidenci a přidělení dokumentu a v průběhu jeho životního cyklu dále odpovídá za jeho odesílání, je následně odpovědná za jeho uložení a uchování a zapůjčování, až do jeho skartace a zničení, případně předání do archivu.