Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po jeho vyřízení

---

Po vyřízení se utajovaný dokument nebo spis vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení, to znamená na pracoviště spisovny. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, spisový znak (vizte přílohu č. 1 Spisového řádu), skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. 

Utajované dokumenty uložené ve spisu se vzájemně fyzicky spojí a ukládají se chronologicky (vzestupně nebo sestupně). Na spisu s uloženými utajovanými dokumenty se viditelně vyznačí nejvyšší stupeň utajení utajovaných dokumentů v něm uložených. 

V rámci Úřadu to znamená, že pokud má spis analogové části (hybridní spis), musí se po jeho uzavření v elektronické spisové službě vytisknout obsah a ten se spolu se seřazenými analogovými dokumenty předá na spisovnu proti podpisu v manipulační knize.

Nadpočetné výtisky utajovaných dokumentů, které nejsou určeny k uložení nebo dalšímu využití se mohou komisionálně zničit. Nadpočetné výtisky zničí bezpečnostní ředitel nebo osoba jím pověřená a osoba pověřená vedením jednacího protokolu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly, a jejich zničení potvrdí podpisy v rozdělovníku.

Zapůjčování utajovaného dokumentu nebo spisu

---

Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci Úřadu zapůjčit na dobu nezbytně nutnou na základě zápůjčního lístku. 

Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení „T“ nebo „PT“ lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem ředitele Úřadu nebo bezpečnostního ředitele Úřadu nebo jimi písemně pověřeného zaměstnance. Písemný souhlas se ukládá u zápůjční knihy. 

Utajovaný dokument stupně utajení „D“ lze zapůjčit pouze se souhlasem vedoucího zaměstnance organizačního celku Úřadu, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

K zapůjčení uloženého utajovaného dokumentu stupně utajení „V“ nepotřebuje zaměstnanec souhlas, pokud byl jeho zpracovatelem, v ostatních případech potřebuje souhlas vedoucího zaměstnance organizačního celku Úřadu, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá.

Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu nebo spisu se zaznamenává v zápůjční knize. Vypůjčené utajované dokumenty nebo spisy se v měsíci lednu každého kalendářního roku vrací k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

Změna nebo zrušení stupně utajení

---

Utajovaný dokument se při změně či zrušení stupně utajení musí přeevidovat do jednacího protokolu podle nového stupně utajení. V elektronickém jednacím protokolu se při změně nebo zrušení stupně utajení automatický utajovaný dokument zaeviduje do příslušného elektronického jednacího protokolu. Změnu či zrušení stupně utajení v analogových jednacích protokolech provádí vždy ten, kdo ho vede (např. pracoviště spisové služby). Z toho vyplývá, že musíte v případě potřeby požádat o součinnost spisovnu, která zabezpečí vše potřebné. Utajovaný dokument musí být přeevidován ve všech administrativních pomůckách, kde byl zapsán, včetně manipulační knihy. O změně či zrušení stupně utajení odeslaného dokumentu se musí také informovat všichni adresáti. 

Změna nebo zrušení stupně utajení se na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části vyznačí přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení zůstal čitelný. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části s uvedením důvodu, data provedení, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části vyznačila.