Vyhotovení utajovaných dokumentů

---

V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu se na výtisku určeném pro uložení zpracuje rozdělovník (vzor dokumentu). Pokud je rozdělovník příliš rozsáhlý rozepíše se na samostatný list, který bude k dokumentu přiložen, ale nezapočítává se do počtu listů. Na dokument se pak uvede „Rozdělovník přiložen“.                                                         

Čistopis utajovaného dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopisy utajovaného dokumentu, neprodleně zničí vadné výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených čistopisů utajovaných dokumentů tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly. 

Zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace

---

Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání autentizovány a označeny příslušným stupněm utajení nebo do certifikovaného informačního systému. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede u našeho Úřadu pracoviště spisové služby. 

Poznámkové sešity nebo knihy pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, se ukládají obdobně jako utajovaný dokument stejného stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce. 

Opis, kopie, překlad a výpis

---

Opisem nebo kopií se rozumí vyhotovení určitého počtu výtisků z originálu utajovaného dokumentu nebo jeho převedení do elektronické podoby. 

Překladem se rozumí významově shodné převedení originálu utajovaného dokumentu do jiného jazyka. 

Výpisem se rozumí vyhotovení písemného nebo digitálního záznamu z originálu utajovaného dokumentu. 

K vyhotovení opisu, kopie nebo výpisu z utajovaného dokumentu stupně utajení „PT“ je třeba písemný souhlas původce a v případě vlastního utajovaného dokumentu dává takový souhlas bezpečnostní ředitel Úřadu nebo jím písemně pověřený zaměstnanec. Tento souhlas musí obsahovat číslo jednací utajovaného dokumentu, počet výtisků, důvod vyhotovení, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen. Písemný souhlas se stává součástí utajovaného dokumentu a nezapočítává se do počtu listů. 

K vyhotovení opisu, kopie nebo výpisu z utajovaného dokumentu stupně utajení „D“ nebo „T“ je třeba písemný souhlas přímo nadřízeného vedoucího zaměstnance. Jde-li o utajovaný dokument, který spadá do působnosti jiného organizačního celku Úřadu, vyžaduje se souhlas i vedoucího zaměstnance organizačního celku Úřadu, do jehož věcné působnosti utajovaný dokument spadá. Tento souhlas může být uveden na utajovaném dokumentu nebo na samostatném listu. Je-li zapsán na samostatném listu, stává se součástí utajovaného dokumentu, ale nezapočítává se do počtu listů. 

Na utajovaný dokument, ze kterého se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, se vyznačí datum vyhotovení, počet výtisků nebo v případě digitálního záznamu identifikace certifikovaného informačního systému, ve kterém byl vyhotoven a příjmení osoby, která vydala souhlas, a příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil. 

Na vyhotovený opis nebo kopii utajovaného dokumentu se na přední stranu prvního listu vyznačí slovo "OPIS" nebo slovo "KOPIE" a uvede pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajovaného dokumentu. Nesouhlasí-li počet listů opisu nebo kopie s počtem listů originálu, vyznačí se na opisu nebo kopii rovněž skutečný počet listů opisu nebo kopie. 

Na vyhotovený překlad utajovaného dokumentu se na přední stranu prvního listu vyznačí slovo „PŘEKLAD“ a náležitosti jako na utajovaném dokumentu. 

Výpis z utajovaného dokumentu se pořizuje pouze do zaevidovaného poznámkového sešitu nebo knihy, do certifikovaného informačního systému nebo v podobě utajovaného dokumentu v listinné podobě, který se opatří náležitostmi utajovaného dokumentu.