další část v podobným duchu (3/10)

V tomto okruhu zjistíte, jakým způsobem se utajované dokumenty mohou dostat do Úřadu nebo jak vznikají a jakým způsobem probíhá jejich evidence.

Příjem zásilky

Zásilku s utajovaným dokumentem adresovanou Úřadu přijímá zaměstnanec zařazený na podatelně, který má přístup k utajované informaci nejméně takového stupně utajení, který je vyznačen na utajovaném dokumentu. Převzetí následně doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka Úřadu. 

Zásilka nebo utajovaný dokument, který je předán zaměstnanci Úřadu na úředním jednání nebo kontrolách, musí zaměstnanec neprodleně předat proti podpisu v manipulační knize k zaevidování na podatelnu. 

Zaměstnanec, který převzal utajovaný dokument zodpovídá za to, že dokument má všechny náležitosti a je úplný. Pokud si nejste jisti, že je vše v pořádku, dokument nepřebírejte, nechte jej do Úřadu zaslat cestou spisové služby.

Evidence

Každý příchozí utajovaný dokument musí být prokazatelně zaevidován. Zásilku s utajovaným dokumentem zaeviduje pracoviště spisové služby. 

Ten, kdo utajovaný dokument převzal nebo ho vytváří, jej zaznamená do své manipulační knihy. Záznam provede neprodleně po obdržení utajovaného dokumentu nebo přidělení čísla jednacího pro vlastní dokument. Úřad využívá částečně elektronickou spisovou službu, takže toto platí pouze pro dokumenty analogové. Manipulace s dokumenty v elektronické podobě je zaznamenávána automaticky a zápis do manipulační knihy je tak nutný pouze v případě, že utajovaný dokument je vytištěn nebo nahrán na přenosné médium. 

Osoba, která se s analogovým utajovaným dokumentem pouze seznamuje (nepřebírá jej) si dokument do manipulační knihy nezapisuje, ale u dokumentů stupně utajení „D“, „T“, „PT“ musí seznámení potvrdit na kontrolní list. A to při každém seznámení (nejen napoprvé). Kontrolní list - ukázka