Náležitosti utajovaného dokumentu v listinné podobě

---

Na první stránce dokumentu musí být vyznačen (dle vzoru):

• Stupeň utajení, který uvádíme v záhlaví a zápatí na každé stránce obsahující informace. Lze jej uvést i pro jednotlivé odstavce (uvádí se v závorce před text a za text příslušného odstavce - dle vzoru). Stanovení stupně utajení navrhuje zpracovatel, který vytváří utajovaný dokument. Za stanovení stupně utajení odpovídá vedoucí zaměstnanec, který utajovaný dokument schvaluje.
• Název úřadu
• Číslo jednací ve tvaru č. j.: V1/2020-NÚKIB-I/100 (V=zkratka stupně utajení, 100=spisový uzel=číslo odboru dle Organizačního řádu).
• Místo a datum vzniku dokumentu.
• Počet výtisků
• Počet listů (u utajovaných dokumentů je každý list bez ohledu na jeho formát považován za list).
• Počet a druh příloh odděleně utajovaných a neutajovaných. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů příloh. U příloh v nelistinné podobě se uvede jejich počet a druh (např. 1CD). Stupeň utajení dokumentu se stanovuje podle nejvyššího stupně utajení kterékoli jeho části (takže celkový stupeň utajení průvodního dokumentu je dle nejvyššího stupně utajení přílohy i když by mohl být průvodní list neutajovaný).
  
  Na první stránce v pravé horní části přílohy (dle vzoru) se uvede „Příloha č. 1 k č.j. V1/2020-NUKIB-I/100“, u neutajované přílohy je to „Neutajovaná příloha č. 1 k č.j. V1/2020-NUKIB-I/100“, a dále první strana obsahuje: 1. Název úřadu, 2. Číslo výtisku, 3. Počet listů. Přílohy počítáme tak, jak jdou za sebou. Pokud chceme využívat přílohu samostatně, požádáme spisovnu o její odpojení. Po provedení evidenčních procedur s ní dále manipulujeme jako se samostatným dokumentem dle jeho stupně utajení.
• Listy musí být průběžné číslovány. Přílohy se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a jednotlivých utajovaných příloh musí být sešity nebo jinak pevně spojeny.

Náležitosti utajovaného dokumentu v nelistinné podobě

---

Dokumenty v nelistinné podobě (např. CD, DVD, USB, HDD) musí být označeny štítkem nebo jiným vhodným způsobem, který obsahuje:

1. Název úřadu

2. Datum vzniku (zaevidování)

3. Číslo jednací (evidenční číslo)

4. Stupeň utajení

Utajované dokumenty v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním listem, který musí mít stejný stupeň utajení jako nelistinný dokument a již zmíněné předepsané náležitosti. To vše tedy znamená, že nelze poslat utajované CD samostatně. Je-li utajovaný dokument v nelistinné podobě přílohou, označí se Příloha č. .. k č.j. ...