Slovníček pojmů (1/7)

V tomto okruhu najdete základní seznam pojmů a pomůcek, se kterými se můžete v rámci administrativní bezpečnosti setkat.

Definice utajovaných informací

Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, utajovanou informací rozumí: „informaci v jakékoliv podobě zaznamenanou na jakémkoliv nosiči označenou v souladu s tímto zákonem, jejíž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné, a která je uvedena v seznamu utajovaných informací (§ 139)“

Utajovaný dokument

je utajovaná informace v analogové nebo elektronické podobě:

  • Dokument v analogové podobě je dokument v listinné podobě, nebo v nelistinné podobě, na přenosném nosiči informací např. CD, DVD, flashdisk. Utajovaný dokument v nelistinné podobě lze ukládat pouze na nosič informací evidovaný v příslušném stupni utajení. Ukládat analogové utajované dokumenty a nosiče lze pouze v certifikovaných schránkách nebo objektech.
  • Dokument v elektronické podobě je dokument, který byl zpracován a uložen v digitálním tvaru, a který nebyl převeden do analogové podoby. Zpracování, ukládání a odesílání utajovaného dokumentu v elektronické podobě je možné pouze v informačních a komunikačních systémech certifikovaných pro daný stupeň utajení.

Další pojmy

Spis

je spojení dokumentů týkajících se téže věci. V rámci elektronické spisové služby a nastavených pravidel u Úřadu, se každý elektronický dokument vkládá do spisu. Spis může být analogový, elektronický, ale i hybridní. Hybridní spis vznikne když např. na náš elektronický požadavek odpoví adresát v listinné formě.

Originál

je výtisk utajovaného dokumentu doručeného nebo výtisk dokumentu vzniklého a uvedeného v rozdělovníku, tzn. že pokud budu mít v rozdělovníku uvedených 5 adresátů, bude vyhotoveno k odeslání 5 originálů (elektronicky se bude jednat o vytvoření 5 obálek k odeslání).

Zásilka

je utajovaný dokument vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení.

Přenášení

je dopravení utajovaného dokumentu referentem mimo objekt Úřadu (obvykle referentem), přičemž účelem není doručení, ale využití dokumentu na místě jednání a návrat s ním zpět na pracoviště.

Přeprava

je dopravení utajovaného dokumentu mimo objekt Úřadu za účelem doručení a předání dalšímu subjektu – např. vládě. Přeprava může být prováděná dodavatelem poštovních služeb nebo kurýrní službou.

Klasifikace utajovaných informací

Podle výše újmy, která by při vyzrazení této informace České republice vznikla, rozdělujeme utajované informace dle stupně jejich utajení na:

  • vyhrazené – dále jen (V), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může být nevýhodné pro zájmy České republiky
  • důvěrné – dále jen (D), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit prostou újmu zájmům České republiky
  • tajné – dále jen (T), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit vážnou újmu zájmům České republiky
  • přísně tajné – dále jen (PT), jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit mimořádně vážnou újmu zájmům České republiky

Stupeň utajení navrhuje zpracovatel, zodpovědný je vedoucí zaměstnanec. Řídí se nařízením vlády č. 522/2005 Sb., přičemž nesprávné stanovení stupně utajení je přestupkem podle zákona č. 412/2005 Sb.

Administrativní pomůcky

Slouží k evidenci a zaznamenávání manipulace s utajovanými dokumenty. Většinu lze vést analogově i elektronicky. Pokud jsou vedeny elektronicky, musí obsahovat stejné položky jako v analogové verzi.

Jednací protokol

je určen pro evidování utajovaných dokumentů. Spisovna Úřadu vede jednací protokol v elektronické podobě v systému elektronické spisové služby. Elektronický jednací protokol automaticky generuje čísla jednací pro vytvářené i doručené dokumenty.

Manipulační kniha

je určená pro zaznamenávání vytvářených nebo převzatých analogových utajovaných dokumentů a jejich předávání v rámci úřadu. Je to nejdůležitější administrativní pomůcka každého z vás. Slouží především pro váš přehled o dokumentech, které máte vyřídit a následně jako důkaz, že jste je v pořádku vrátili/předali na spisovnu/kolegovi. Lze do ní zapisovat i neutajované dokumenty.

Doručovací kniha

je určená pro zaznamenávání předání utajovaných analogových dokumentů v rámci i mimo Úřad a využívá ji zejména spisovna a sekretariáty.

Zápůjční kniha/zápůjční lístek

jsou určené pro zaznamenávání zápůjček uloženého utajovaného dokumentu a vede/ukládá je spisovna.

Kontrolní list

utajovaného dokumentu je určen pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu seznámily. Kontrolní list se vyhotovuje pouze pro analogové utajované dokumenty „D“, „T“, „PT“. Vytváří jej spisovna při evidenci utajovaného dokumentu nebo zpracovatel při jeho vytváření. Kontrolní list není součástí utajovaného dokumentu nebo spisu (nezapočítává se do počtu listů), ale ukládá se na spisovně společně s utajovaným dokumentem nebo spisem.